后勤及财会工作对普通高校图书馆采购的影响探(3)
2.4 法规解释来源的影响
图书的采购由于具有许多特性,例如“量少样多”、劳务(编目与提供阅选书单)与财物(书籍本身)二种采购合一、以及真正的需求定义掌握于院系教师手中而不是图书馆馆员之手,因此在采购法层面,应如何采购、是否可以分别采购,均需要有一个一致的法规解释,供采购人员参考。但目前却没有一个统一的法规解释,如果图书馆对采购作业有疑问,虽可询问政府采购招标部门,但多半不会得到明确的答案。
2.5 财会工作程序的影响
图书馆提出采购需求,除了由后勤部门办理采购之外,尚需由财会部门进行审核、审标、动支核拨等工作。而认定采购程序是否合法、应用何种经费来源支付图书采购的开销,这些都是财会部门的权责,图书馆无权过问,但采购的效率却会受到财会工作认定的很大影响,如果财会人员从严认定图书采购的属性与一般财物无异、或是在不违法的前提下任意变更图书采购的经费来源,图书馆的采购将会变得非常缓慢而烦杂。
3 图书馆采购存在的问题
由上述内容,可以看出在目前环境下,高校图书馆的采购工作不只是图书馆一个部门的问题,还会受到其他许多因素的干扰。而目前在普通高校,常见的图书馆采购存在以下问题。
3.1 采购目标本末倒置
图书期刊都是有真实形体、可使用多年的财物,因此后勤部门的人员为了“安全”起见,多半会以办理一般物品的角度看待图书采购,用最保守、最不易引起争议的方式办理采购,以避免政府检查时被认为是刻意规避法规而遭受处罚。因此图书采购的目的不再是为了快速而有效的满足师生的阅读需求,而是为了检查“安全”,形成本末倒置的现象。
3.2 法规解释及意见互相冲突
目前各院校在采购法令或程序上如果遭遇问题,并没有一个权威的解释。政府各相关部门,都有机会对学校的采购方式提出意见。例如《政府采购法》中允许小额分批采购,但有的学校图书馆根据《政府采购法》分批采购,却又在审计时被政府部门认为不当。显然在管理背景和会计背景的巡查专家眼中,如何快速将教师需要的图书采购入馆并不重要,如此一来等于剥夺了图书馆分批采购的权利。由于巡查专家的意见经整理后会送往政府教育主管部门备案,而教育主管部门的意见对学校的发展至关重要,学校后勤部门基于学校的整体利益,将不会接受图书馆有关小额采购重要性的意见,使得图书馆的采购无法朝向更弹性化的方向发展。
3.3 特殊条件采购难以支付
高校图书馆主要任务,在于满足师生的研究、教学与学习的需求,因此真正的需求是来自于学校师生,而不是图书馆。许多教师喜好至书店现场亲自翻阅选书;有的师生则较偏向到书展会场接受推荐选书,但这种选书方式易引起特定商家的争议;有些教师喜欢在国外开会或参访时顺便买书。这些买书方式在普通高校,几乎很难用财政拨款支付,且核销也是头痛的问题。至于学术性过期期刊的采购,由于采购期较长,可能跨两个以上会计年度,加上到货难以保证,致使部分高校图书馆不敢以政府财政拨款采购。此外,有些绝版书、罕见书有时需上国外网站访求,用线上购书的方式购入。但在目前严格的采购规范下,欲进行此类线上购书是行不通的。为避免引起质疑,普通高校一般不会用政府财政拨款进行此种方式的采购。
3.4 财会作业与资产管理影响采购效率
目前我国高校的财产管理制度要求学校定期盘点资产,图书由于列入资产,也有一定的使用年限,使得在管理、淘汰上十分烦琐。加上政府财政专项所购置的图书又需有特别的标示,如果财会部门修改了一批图书的购置经费来源,该批图书就必须在标示上重新修改,造成已采购进馆的图书延后上架;如果该批图书已经上架,图书馆员就必须把该批图书逐本从书架上找出来加盖购置标示,是费时费力的浩大工程;如果是正在委外编目的图书,在采购验收上又多了一道查看代理商是否加盖政府财政专项财产标示的手续。
4 结论与建议
图书馆的采购工作千头万绪,尤其在普通高校,人力与经费紧张,加之采购工作较重点高校容更易受到管理阶层的干涉,使得普通高校的图书馆采购管理问题更为复杂。
高校图书馆一度不适应《政府采购法》的实施,动辄将采购效率低下归咎于《政府采购法》。殊不知由于将采购权独立出来,《政府采购法》其实避免了图书馆员不致陷入采购作业时与商家打交道的复杂生态中,摆脱图利他人的嫌疑;而且我国的《政府采购法》,已经有适合图书馆的采购条文,主要是财会和后勤制度影响了图书采购的效率,而不是采购法本身。普通高校图书馆如欲提升图书馆采购效率,应力求完善后勤及财会审计制度,循此角度与政府主管部门沟通。
文章来源:《财会月刊》 网址: http://www.chykzz.cn/qikandaodu/2021/0626/452.html
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