后勤及财会工作对普通高校图书馆采购的影响探(2)
1.2 采购方式选择
诚如 Evens 所指出的,图书馆采购速度是决定读者需求是否能被满足以及满意度高低的最重要因素,过于冗长的采购时间会严重影响图书馆的形象[3]。但图书馆不是独立单位,即使有采购求快的压力,仍需遵守学校的规定,必需由学校后勤部门办理采购事宜,图书馆仅是使用单位而已。根据有关规定,除一定金额以下的采购可授权图书馆自行办理之外,图书馆采购均需由后勤部门依据现有制度及法令办理,这多少会影响图书馆的采购效率。目前图书馆采购常用的采购方式有以下几种:公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价,以及国务院政府采购监督管理部门认定的其他采购方式。同时明确规定:公开招标应作为政府采购的主要采购方式。就高校图书馆采购来说,应根据具体情况选择不同的采购方式[4,5]: ①公开招标或邀请招标,适用于批量采购或视听资料的采购; ②单一来源采购,适用于零星采购或国内报纸、购权版期刊、电子图书、数据库的采购; ③邀请招标或竞争性谈判,适用于港台版图书、外文原版图书、进口原版报刊、国内期刊、数据库、视听资料的采购。
1.3 财会制度规范
教育部2015年出台了《普通高等学校图书馆规程》,对高等学校图书馆经费的管理使用做出了明确规定。高校图书馆采购除了需由后勤部门根据使用需求选择适合方式办理之外,在经费列支、审核采购计划、验收、核拨款项乃至于稽核审计等工作上,除了必须执行这些规定,还需要财会审计部门的配合,如果财会部门不给予支持配合,图书馆的采购申请就无法实现。由于大多数高校的财会部门与图书馆采购人员没有直接的对口接洽,加上财会部门一般不会刻意刁难图书馆的采购,因此,许多图书馆员并不知道所谓“图书馆经费”并不是图书馆的钱,图书馆经费仍是学校的钱,图书馆只是执行单位而已;整个学校各个部门的经费支出都是由财会部门负责控制,而且都必须统一使用一套财会财务规范,图书馆并不是法令规章上的特殊实体,没有特殊的财务权力。学校财务会计规范,规范的是学校内部人员负责授权经费的支付、在支出经费的过程中必需遵守的程序等。此外,为了确保经费支出发挥最大效益,学校必须有自己的审计制度,如果审计结果不佳,学校将会受到程度不等的惩处。高校常见的审计有两类。
2 影响图书馆采购效率的因素
图书馆的采购需求,须经由后勤部门人员会同财会部门人员依照图书馆的采购方案,依据前述与图书馆采购有关的各项采购制度与财会规范,选择合适的方式进行,才能使图书馆的采购方案得以顺利实施。虽然制度层面有许多管道可供采用,但在执行层面仍有许多因素制约着到高校图书馆的采购效率,而有许多因素又是普通高校所独有的。在普通高校的环境中,后勤工作和财会工作会在图书馆的采购工作中产生影响,主要原因有以下几方面。
2.1 采购程序认定权限问题
图书馆在学校的采购程序中,属于“使用单位”,只能提出规格、数量、功能上的需求,并依此进行验收,真正执行采购工作的是“承办单位”,也就是后勤处;在采购上,图书馆虽可提出标的物的需求,但是并案采购,还是分案采购,用何种方式进行采购,则是后勤部门的权限。因此后勤部门的专职采购人员是否能真正了解图书采购的特性、是否能以最佳的方式为图书馆办理采购,攸关图书馆采购的效率高低。
2.2 资产管理方式的问题
图书或期刊由于都是有形有体的具体财物,因此依据资产的管理办法和现行的保管制度,图书确实应以财产编列。但是由于图书是依据索书号排架管理,并不是以资产登录方式管理,因此图书一旦上架,要大批更动资产标示或盘点都将是浩大的工程。加上高校的经费大多来自政府拨款,凡以政府拨款购置的图书,均需在资产管理上有额外的要求,这也会影响采购的效率。
2.3 经费使用检查的影响
政府为了有效督导各校是否能有效利用政府拨款,通常会派员定期或不定期检查各校的经费运用和采购程序是否符合规定。这种检查,多半都有其他高校财会专家或审计专家随行,他们可能针对学校的采购工作提出意见,甚至随机抽查财物是否得到妥善保存。这些检查专家各自对采购制度提出各种意见,很大程度上会危害图书采购的弹性。由于各个政府部门对高校的期待和关注重点不同,对高校图书馆关心的重点也不一致,使得彼此之间对图书采购的意见有时会发生矛盾。
文章来源:《财会月刊》 网址: http://www.chykzz.cn/qikandaodu/2021/0626/452.html
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